XRechnung und ZUGFeRD: Neue gesetzliche Anforderungen
Mit XRechnung und ZUGFeRD sind zwei standardisierte Formate vorgegeben, die strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten enthalten müssen. XRechnung ist ein reines XML-Format und für öffentliche Auftraggeber verpflichtend. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebetteten XML-Daten und wird vor allem im B2B-Umfeld eingesetzt.
Beide Formate setzen voraus, dass Rechnungsdaten vollständig, korrekt strukturiert und normkonform
vorliegen. Genau hier stoßen viele bestehende Access-Datenbanken an ihre Grenzen, da sie
ursprünglich nicht für diese gesetzlichen Anforderungen konzipiert wurden.
Access-Datenbanken an die E-Rechnungspflicht anpassen
In der Praxis fehlen in Access Anwendungen häufig Pflichtfelder, klare Datenstrukturen oder standardkonforme
Exportmöglichkeiten für XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen können intern korrekt aussehen, werden
aber von Empfängern oder Portalen abgelehnt, weil sie formale Anforderungen nicht erfüllen.
Dabei kann Microsoft Access weiterhin eine zentrale Rolle spielen. Als Datenbasis und Steuerungssystem lässt sich eine bestehende Access-Datenbank gezielt erweitern, sodass XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert und regelkonform erzeugt werden können.
Wichtig ist eine saubere technische und fachliche Umsetzung.
Wir unterstützen Sie bei der Umstellung
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Access-Datenbanken an die E-Rechnungspflicht anzupassen. Von der Analyse der bestehenden Datenstruktur über die Umsetzung der XRechnung- oder ZUGFeRD-Erstellung bis hin zu Tests und Einführung begleiten wir den gesamten Umstellungsprozess.
Unser Fokus liegt darauf, bestehende Systeme weiter nutzbar zu machen und gleichzeitig
die gesetzlichen Anforderungen sicher zu erfüllen. So gelingt der Übergang zur
E-Rechnung ohne unnötige Systemwechsel und mit überschaubarem Aufwand.
Fazit
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwingt Unternehmen zum Handeln. Wer mit Access arbeitet, muss seine Lösung jetzt anpassen, um XRechnung und ZUGFeRD korrekt zu erstellen. Mit der richtigen Unterstützung wird aus einer bestehenden Access-Datenbank eine zukunftssichere und rechtskonforme E-Rechnungslösung.
