E-Rechnung mit Access: XRechnung und ZUGFeRD richtig umsetzen

Was gilt seit wann? Die E-Rechnungspflicht im Überblick

Die Umstellung erfolgt gestaffelt. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, und der Pflicht, sie selbst auszustellen:

Wer ist konkret betroffen?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich jeden inländischen Unternehmer mit B2B-Geschäften. In der Praxis heißt das zum Beispiel:

• GmbH und andere Kapitalgesellschaften – unabhängig von der Branche, sobald Rechnungen an andere Unternehmen gestellt werden..
• Freiberufler, etwa Steuerberater, Architekten oder IT-Dienstleister, die Leistungen an Firmenkunden abrechnen.
• Handwerksbetriebe, zum Beispiel ein Elektro- oder Sanitärbetrieb, der Gewerbekunden beliefert.
• Einzelunternehmer mit Geschäftskunden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG – auch sie müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ob und ab wann für sie auch eine Ausstellungspflicht gilt, ist im Einzelfall zu prüfen; hier lohnt sich eine kurze Rücksprache mit dem Steuerberater.

Nicht betroffen von der Ausstellungspflicht sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C-Geschäfte)
• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
• Fahrausweise und Fahrscheine
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG

Hinweis: Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die individuelle Einordnung Ihres Unternehmens empfehlen wir das Gespräch mit Ihrem Steuerberater.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei zulässige Formate

Für die E-Rechnung sind zwei Formate vorgesehen:

• XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und uneingeschränkt B2B-fähig.
• ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich besonders für den B2B-Alltag, weil Rechnung und Datensatz in einer Datei zusammenkommen.

Beide Formate können die Anforderungen EN 16931 erfüllen. Sie verlangen vollständige, korrekt strukturierte und normkonforme Rechnungsdaten. Genau hier liegt für viele Access-Anwender die Herausforderung.

Die Herausforderung für Unternehmen mit Access-Datenbanken

Individuell gewachsene Access-Lösungen sind oft seit Jahren fest in die täglichen Abläufe eines Unternehmens integriert, ein vollständiger Systemwechsel wäre wirtschaftlich kaum zu rechtfertigen. Gleichzeitig fehlen in vielen dieser Datenbanken:

• Pflichtfelder, die XRechnung oder ZUGFeRD vorschreiben
• klare, normkonforme Datenstrukturen
• standardkonforme Export- oder Schnittstellenfunktionen

Die Folge: Rechnungen wirken intern korrekt, werden aber von Empfängern oder Rechnungsportalen abgelehnt, weil formale Anforderungen nicht erfüllt sind.

Access-Datenbank für E-Rechnungen – so gehen wir vor

Die gute Nachricht: Microsoft Access kann auch heute die zentrale Datenbasis und Steuerungsebene bleiben. Eine bestehende Datenbank lässt sich gezielt so erweitern, dass sie XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert und regelkonform erzeugt. Unser Vorgehen dabei:

• Analyse der bestehenden Datenstruktur und Rechnungsprozesse
• Konzeption der notwendigen Erweiterungen – von Pflichtfeldern bis zur Exportlogik
• Umsetzung der XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Schnittstelle in Ihrer Access-Datenbank
• Test anhand realer Rechnungsfälle, inklusive Validierung gegen die jeweilige Norm
• Einführung und Einweisung Ihres Teams

So gelingt der Übergang zur E-Rechnung ohne unnötigen Systemwechsel und mit überschaubarem Aufwand.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein. Eine einfache PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen.

Was passiert, wenn ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicke? Innerhalb der jeweils geltenden Übergangsfrist ist das mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Danach drohen abgelehnte Rechnungen und im Zweifel Probleme beim Vorsteuerabzug Ihres Kunden.

Brauche ich für ZUGFeRD komplett neue Software? Nicht zwingend. Häufig lässt sich eine bestehende Access-Datenbank so erweitern, dass sie die nötigen Daten strukturiert bereitstellt und ZUGFeRD-konforme Dateien erzeugt.

Wie unterstützt easy data solution beim Umstieg? Wir analysieren Ihre bestehende Access-Lösung, entwickeln die notwendige XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Erweiterung und begleiten Sie von der Konzeption bis zur Einführung – ohne dass Sie Ihr gewohntes System aufgeben müssen.

Fazit 

Die E-Rechnungspflicht zwingt jedes B2B-Unternehmen zum Handeln – die Fristen bis 2027 und 2028 sind näher, als es scheint. Wer mit Access arbeitet, muss die Lösung nicht ersetzen, sondern gezielt anpassen, um XRechnung und ZUGFeRD korrekt zu erstellen. Mit der passenden Unterstützung wird aus einer bestehenden Access-Datenbank eine zukunftssichere, rechtskonforme E-Rechnungslösung.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!