Apps für digitale Datenerfassung: Vorteile, Möglichkeiten und Kosten

Die mobile Datenerfassung, kurz MDE, umfasst verschiedene Methoden der papierlosen und ortsunabhängigen Datenerfassung per spezieller Hard- und Software. Die so erfassten Daten werden automatisch (z. B. über Wireless LAN) zentral in einer Datenbank bzw. auf einen Server abgespeichert. In mobilen Datenerfassungsgeräten sind je nach Anwendungsgebiet unterschiedliche Funktionen integriert, z. B. Barcode-Scanner, eine Kamera oder eine Tastatur.

Eine Anwendung für mobiles Arbeiten erleichtert und beschleunigt Prozesse und spart Zeit. Im Vergleich zu einem MDE-Gerät lassen sich Apps für die mobile Datenerfassung und -verarbeitung bei Bedarf leicht an neue Anforderungen anpassen bzw. erweitern. Außerdem benötigen Sie keine zusätzlichen Geräte, sondern können einfach Ihr Geschäftshandy oder -tablet benutzen

Die größten Vorteile der digitalen Datenerfassung per App:

• Reduzierung von Übertragungsfehlern, da die doppelte Eingabe entfällt
• Zeitersparnis, da die Daten in nur 1 Schritt auf allen verbundenen Geräten bzw. mit dem Büro synchronisiert werden und kein lästiges Nacharbeiten bei Rückkehr im Büro nötig ist
• Höhere Produktivität, da alle Mitarbeiter:innen stets auf die aktuelle Datenbasis zugreifen
• Fehlerminimierung bei Dateneingabe durch automatische und relevante Plausibilitätsprüfung
• Arbeitserleichterung, da mehr Aufgaben über die App mit dem Geschäftshandy oder -tablet ausgeführt werden
• Höhere Nachhaltigkeit, da Papiereinsatz stark reduziert wird
• Platzersparnis, da weniger Archive und lokale Ablagesysteme nötig sind
• Möglichkeit, unterwegs, auf Geschäftsreisen oder im Home-Office problemlos weiterzuarbeiten

Diese Frage lässt sich ziemlich einfach beantworten: für alle, die ortsungebunden arbeiten und oft geschäftlich unterwegs sind!

Den Anwendungsgebieten sind (fast) keine Grenzen gesetzt, sofern Sie sich für eine individuell App-Entwicklung entscheiden. Programmierer:innen, wie wir von easy data solution, entwickeln benutzerdefinierte Apps für Ihre Geschäftsanforderungen.

Mobile Datenerfassung: Beispiele

• Fragebögen mobil erfassen

• Gästeregistrierung via Tablet und App

• Check-in-Bearbeitung via QR-Code-Scanner, z. B. in Corona-Testzentren

• Wartungsprotokolle vor Ort anfertigen und Kopie Durchschlag automatisch via E-Mail an Kund:in senden

• Arbeitszeiten für Projektarbeit vor Ort erfassen

• Zählerstanderfassung

• Eingabe von Daten in Inventurlisten oder anderen Formularen

• Zeiterfassung, z. B. auf Baustellen

• Erfassung von Objektbegehungen oder -reinigungen

• Auftragserfassung und Angebotserstellung im Außendienst

• Schadenerfassung inkl. Foto z. B. mobiler ADAC Schadenservice

  Mehr Informationen zu unserem Service "App-Entwcklung mit Power Apps"

Wir sind das beste Beispiel dafür, wie praktisch und vielfältig der Einsatz einer App für mobiles Arbeiten sein kann. So nutzen wir unser Smartphone für die Digitalisierung von Daten und Prozessen:

Geschäftsalltag

• Wir erfassen unsere Aufgaben und zeitlichen Aufwände mit der App.
• Die Daten werden in Echtzeit in unsere Microsoft Access Datenbank gespeichert und stehen allen Kolleg:innen sofort zur Verfügung
• So können wir von überall unsere Tätigkeiten erfassen und für globale Analysen unserer Produktivität nutzen.

Meetings bei Kund:innen

Bei Kund:innen-Meetings unterstützt uns unsere App mit folgenden Funktionen:

• Fotoaufnahmen vor Ort mit zentraler Ablage in unserer Datenbank
• Zusammenfassung des Termins als Sprachaufnahme und Zuordnung zum Projekt
• E-Mail-Versand über Outlook direkt aus der App heraus

Geschäftsreisen

Für die Anfahrt zu Kund:innen haben wir unsere App wie folgt programmiert:

• Google Maps-Anbindung als Navigationstool
• Anrufe aus der App starten, z. B. wenn wir die Kund:innen kurzfristig über eine Verspätung wegen Staus informieren möchten.

So einfach läuft die App-Entwicklung ab:

1. Aufsetzten Ihrer App mithilfe des Baukasten-Prinzips von Microsoft Power Apps

2. Individualisierung Ihrer App durch easy data solution gemäß Ihrer Geschäftsanforderungen

3. Direkte Anbindung an Ihre Datengrundlage

4. Auf Wunsch: Programmierung unterschiedlicher Berechtigungen für den gesamten oder teilweisen Zugriff auf die Datenbasis durch Mitarbeiter:innen

5. Echtzeit-Zugriff auf Ihre Daten von überall aus, z. B. auf eine SharePoint-Liste, Microsoft 365 Anwendung (Excel), Google Tabelle oder über andere Konnektoren (Daten-Server)

Systemvoraussetzungen für Ihre Business-App:

• Microsoft Konto (damit Ihre Daten auf Ihrem Microsoft-Konto liegen)
• Datenquelle in Form von Microsoft 365 (Excel), SharePoint-Liste, Google Tabelle oder andere Konnektoren

Entwicklungsdauer und Kosten einer App für mobile Datenerfassung:

Je nach Funktionsumfang dauert die App-Entwicklung bei easy data solution unterschiedlich lang. Es hängt aber auch ein Stück weit von Ihrer Zuarbeit ab. Je schneller wir Ihre Anforderungen und Ihr Feedback erhalten, desto eher können Sie Ihre perfekte App zum Einsatz bringen.

Es entstehen Ihnen keine laufenden Kosten, da nötige Updates automatisiert über Microsoft laufen.

Wenn Sie jedoch einen persönlichen, regelmäßigen Support wünschen, z. B. weil Sie Ihre App in absehbarer Zeit anpassen möchten, bieten wir Ihnen spezielle Zahlungsmodelle an (z. B. Abo oder Abrechnung auf Stundenbasis).

Maßgeschneiderte Apps von easy data solution garantieren Ihnen:

• Intuitive Bedienung
• Klare Benutzeroberfläche
• Anforderungsgerechte und nützliche Funktionen
• Offline-Funktionsfähigkeit
• Kompatibilität mit Android und iOS
• Funktionsfähig als Browser-Anwendung
• Synchronisation in Echtzeit mit der eigenen, zentralen Datenquelle
• Kaum Wartungsaufwand, da Betriebssystem-Version automatisch über Microsoft aktualisiert wird

Ihr Start in die Digitalisierung: Vereinfachen Sie mobiles Arbeiten und Verschlanken Sie Ihre Prozesse mit einer mobilen Datenbank-Erweiterung via App.

Nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf und wir besprechen mit Ihnen Ihre Möglichkeiten.

Wir entwickeln Ihre App für die mobile Datenerfassung in der Microsoft-Umgebung. Ihre Daten liegen also nicht bei uns, sondern auf Microsoft-Servern. Wenn Sie Word oder Excel online nutzen und mit Kolleg:innen teilen, werden diese in SharePoint bzw. in OneDrive hochgeladen, d.h. sie liegen in einer Microsoft Cloud.

So schützt Microsoft Ihre Daten in der Cloud: 

• 2-Faktor-Authentifizierung für Ihre Identitäten in Microsoft 365  
• Verschlüsselte Übertragung von Daten von Clients auf Rechenzentren von Microsoft 
• Inhaltsschutz über verschiedene Verschlüsslungsmethoden 
• Manuell und automatische Erkennung von Sicherheitsrisiken 
• Automatische Überprüfung von Daten auf Malware beim Hochladen 
• Aufbewahrung Ihrer Daten in mind. 2 unterschiedlichen Rechenzentren, um Totalausfälle vorzubeugen 
• Kontinuierliche, auch physische, Überwachung der Rechenzentren 
• Einhaltung gesetzlicher Vertrauens- und Compliance-Vorschriften 

Weitere Informationen und Tipps, was Sie noch für Ihre Datensicherheit in der Microsoft Cloud tun können, finden Sie direkt auf der offiziellen Microsoft-Seite. 

Wie sieht es mit DSVGO und den Microsoft Cloud Services? 

Microsoft erfüllt die DSVGO-Anforderungen gemäß Artikel 28. Dazu gehören folgende Verpflichtungen zum Schutz Ihrer Privatsphäre und Daten:  

• Weitere Auftragsverarbeiter nur mit Zustimmung des Verantwortlichen zu beauftragen und für diese weiteren Auftragsverarbeiter zu haften  
• Personenbezogene Daten nur auf Anweisung des Verantwortlichen zu verarbeiten, auch im Hinblick auf deren Übermittlung  
• Sicherzustellen, dass sich Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten, der Geheimhaltung verpflichtet haben  
• Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu implementieren, um einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten  
• Verantwortliche bei ihrer Verpflichtung zu unterstützen, dem Auskunftsrecht betroffener Personen gemäß DSGVO nachzukommen  
• Anforderungen zur Meldung von Datenschutzverletzungen und deren Klärung zu erfüllen  
• Verantwortliche bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und der Konsultation der Aufsichtsbehörden zu unterstützen  
• Personenbezogene Daten nach der Erbringung der Dienstleistungen zu löschen oder zurückzugeben  
• Verantwortliche durch Nachweise zur Einhaltung der DSGVO zu unterstützen  

Quelle [Datum: 24.07.2021]: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/gdpr-faqs?market=de

Business-Apps für die Digitalisierung von Daten erhöhen die Produktivität von Unternehmen sowie die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen, die ortsungebunden oder remote arbeiten. Administrative Tätigkeiten werden reduziert, weil das Ausfüllen von Papierformularen und die nachgelagerte Übertragung auf den Computer entfallen. Dies erhöht die abrechenbaren Stunden und verringert zudem Fehler. Mit Power Apps von Microsoft profitieren Sie von einer schnellen Entwicklung nach dem Baukasten-Prinzip, hohen Sicherheitsstandards für Ihre Daten und einer perfekten Verknüpfung mit Ihrer individuellen Datenquelle. easy data solution weiß, worauf es ankommt, und setzt Ihre App für die Datenerfassung maßgeschneidert für Sie um. 

Lassen Sie uns mit einer unverbindlichen Beratung starten.