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Zahnräder mit erfolgreichen Symbolen

GuV Reporting mit Power BI

Unser Kunde ist ein mittelständischer Weltmarktführer und hat sein Reporting mit Power BI auf ein neues Level gebracht. Statt monatlich händisch riesige und unübersichtliche Excel-Dateien zu pflegen, ist das Reporting Dank Power BI nun voll automatisiert.
Bild von einem Power BI Dashboard mit einer GuV Darstellung

Firmenprofil

Die Firma, für die dieses tolle Dashboard entwickelt wurde, ist ein klassischer „Hidden Champion“. Ein Mittelständler, der seit 1993 ein innovativer Pionier in seinem Bereich ist und sowohl die Mechanik, Elektronik und die Software seiner Produkte inhouse entwickelt. Mit dem Hauptsitz – wo auch die Forschung und Entwicklung verortet ist – in Deutschland und einer firmeneigenen Produktionsstätte in China ist das Unternehmen international aufgestellt. Es wurde eine extrem flexible Supply Chain aufgebaut und die Firma schätzt ihre loyalen, langjährigen Facharbeiter, die die hohen Qualitätsstandards garantieren.

Situation

Die Firma ist im Bereich IT mit diversen Servern und SAP als zentrale Software sehr gut aufgestellt. Die Prozesse greifen ineinander und sind maximal digitalisiert. Die Firma erkennt den hohen Wert ihrer Daten und ist sehr daten-getrieben aufgestellt. Der letzte Bereich der noch Automatisierungspotenzial hat, ist das Reporting. Bisher ist das Report eine anspruchsvolle Excel-Umsetzung, bei der über Power Query diverse Datenbanken abgefragt und in einer riesigen Tabelle zusammengefasst werden. Diese Lösung stößt allerdings an Ihre Grenzen, da sie mit viel händischer Nacharbeit verbunden ist und in ihren Auswertungsmöglichkeiten sowie der allgemeinen Funktionalität limitiert ist. Speziell bei der Gewinn- und Verlustrechnung wird sich ein Reporting gewünscht, dass schneller, automatisierter und interaktiver ist. Statt einer riesengroßen und sehr unübersichtlichen Excel-Datei mit diversen Auswertungen auf unterschiedlichen Arbeitsblättern wird sich eine übersichtliche und transparente Darstellung gewünscht.

Lösung

Die Excel-Datei mit ihren diversen Seiten, ist einem Dashboard in Power BI gewichen. Die Daten werden voll automatisiert von Power BI abgerufen, bereinigt, verknüpft und sind jederzeit aktuell. Die Navigationsleiste ist oben angeordnet. Es gibt zwei Steuerelemente: ein Dropdown Feld zur Auswahl des Auswertungsjahres sowie die Möglichkeit bestimmte Umsätze ein-bzw. auszuschließen. Die Seitennavigation ist ebenfalls in der Navigationsleiste angeordnet und greift Stilelemente der Unternehmens-Homepage auf. Der Auswertungsbereich ist in zwei Bereiche geteilt: Als erstes werden relevante aktuelle Zahlen wie z.B. Umsatz, Umsatz YTD und EBIT YTD für den ausgewählten Zeitraum und das Vorjahr pro Monat dargestellt. Unten folgt dann die Gewinn- und Verlustrechnung, aufgeschlüsselt nach Monaten für das gewählte Jahr (links) und eine Zusammenfassung der GuV der vergangenen 4 Jahre (rechts). Die Gewinn- und Verlustrechnung entspricht der firmeninternen Struktur und zusätzliche Zwischenrechnung wie z.B. „Cost/Revenue in %“ oder „EBITDA“ können ebenfalls dargestellt werden. Durch Auswahl des kleinen Pluszeichens in der jeweiligen Zeile, werden die einzelnen Konten der Zeile dargestellt. Diese können noch weiter ausgeklappt werden, so dass die Zahlen der GuV bis auf die einzelne Buchung nachvollzogen werden können.

Key Features

  • voll automatisiert, keinerlei händische Nacharbeit
  • übersichtliche Darstellung aller relevanten Informationen
  • höhere Informationsdichte durch Navigationselemente wie z.B. Jahresauswahl
  • Drill-Down über die Kontenebene bis hin zu jeder individuellen Buchung
  • bessere Übersicht durch eindeutige Seitennavigation

Benefits

Für die Finanz- und Controllingabteilung bedeutet das Power BI Dashboard eine unmittelbare Arbeitserleichterung. Die monatliche Aufbereitung fällt komplett weg und stattdessen gibt es permanent aktuelle Zahlen. Der Drill-Down auf Kontenebene ermöglicht ein schnelles Reagieren bei falschen Buchungen und erhöht sowohl unmittelbar die Datenqualität und spart viel Zeit. Bisher sind fehlerhafte Buchungen erst bei der monatlichen Erstellung aufgefallen und mussten deutlich aufwendiger zurückverfolgt und berichtigt werden. Auch das Management profitiert von dem Zugang zu aktuellen Daten und hat einen deutlich besseren Blick auf ihr Geschäft. Statt wie in der Excel Lösung zwischen verschiedenen Auswertungen zu Scrollen oder sogar das Tabellenblatt zu wechseln, ist jetzt alles auf einem Blick ersichtlich. Auch Vorjahresvergleich (Year-over-Year Darstellungen) oder kumulierte Ergebnisse (Year-to-Date, kurz YTD) sind kein Problem mehr. Es ist jetzt außerdem möglich den Auswertungszeitraum zu wechseln, um sich vergangene Jahre im Detail anzuschauen. Durch ein weiteres Steuerelement in der Navigationsleiste kann darüber hinaus kontrolliert werden, welche Zahlen ausgewertet werden. Es wurde eine Auswertung sowohl inkl. des internationalen Geschäfts als auch ohne gewünscht und ist nun mit einem Klick möglich.

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