Vom IFS-Lieferschein zum Versandlabel in wenigen Sekunden
Ein international tätiger Mittelständler aus dem industriellen B2B-Umfeld stand vor einer konkreten Herausforderung im Versandprozess. Lieferungen und Lieferscheine wurden im ERP-System IFS Applications 9 erstellt. Für die anschließende Versandabwicklung mussten relevante Sendungsdaten jedoch manuell in UPS WorldShip übertragen, geprüft und ergänzt werden.
Der Prozess war über Jahre gewachsen und im operativen Alltag grundsätzlich handhabbar. Gleichzeitig verursachte er wiederkehrenden Aufwand. Versandadressen und Lieferscheininformationen kamen aus IFS.Verpackungsdaten, Maße und Gewichte wurden im Lager ergänzt, teilweise in Excel gepflegt, auf Papier notiert, eingescannt und per E-Mail weitergegeben. Mitarbeitende mussten diese Informationen zusammentragen und anschließend in UPS WorldShip eingeben.
Für den Kunden bedeutete das manuelle Arbeit in einem geschäftskritischen Prozess. Jede Sendung erforderte mehrere Arbeitsschritte, Medienbrüche erhöhten die Fehleranfälligkeit, und der Aufwand stieg mit dem Versandvolumen. In der konkreten Systemlandschaft gab es keine passende Standardintegration, die IFS 9 mit UPS WorldShip in der benötigten Form, beispielsweise über APIs, verbunden hätte.
easy data solution entwickelte dafür eine eigenständige Desktopanwendung mit nutzerfreundlicher Oberfläche. Die Anwendung liest aus IFS exportierte XML-Dateien ein, extrahiert relevante Sendungsdaten, validiert Pflichtfelder und erzeugt daraus OpenShipments-XML-Dateien für UPS WorldShip. Die konvertierten Dateien werden in einen definierten Ausgabeordner geschrieben, der in UPS WorldShip für den automatischen Import konfiguriert ist. So entstehen aus IFS-Lieferscheinen automatisch verarbeitbare Versandaufträge, auf deren Basis im Lager Versandlabels erstellt werden können.
Ausgangslage: Manuelle Versandabwicklung zwischen IFS Applications 9 und UPS WorldShip
IFS Applications 9 bildet beim Kunden das führende System für Lieferungen und Lieferscheine. Diese Daten waren der zentrale Ausgangspunkt für die Versandabwicklung, reichten aber in der Praxis nicht aus, um Sendungen vollständig vorzubereiten.
Vor allem Verpackungsinformationen, Maße und Gewichte lagen nicht durchgängig strukturiert im ERP-System vor. Ein Teil der Informationen wurde im Lager erfasst, auf Entnahmelisten ergänzt oder in Excel-Tabellen gepflegt. Daraus entstand ein Ablauf mit mehreren manuellen Übergaben. Daten mussten gelesen, geprüft, ergänzt und in UPS WorldShip übertragen werden.
Der Prozess funktionierte, band jedoch Kapazität und war anfällig für Übertragungsfehler. Gerade bei regelmäßigem Versand industrieller Güter wurde deutlich, dass eine IFS UPS WorldShip Schnittstelle den operativen Alltag spürbar entlasten kann.
Ziel: Versandprozess automatisieren und manuelle Dateneingabe reduzieren
Gemeinsam mit dem Kunden konkretisierte easy data solution zunächst das eigentliche Prozessproblem. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie sich bestehende Daten aus IFS 9 so aufbereiten lassen, dass UPS WorldShip sie automatisiert weiterverarbeiten kann.
Das Zielbild war bewusst pragmatisch. Die bestehende Systemlandschaft sollte erhalten bleiben, während die manuelle Übergabe zwischen ERP-System und Versandsoftware reduziert wird. Die Lösung sollte Mitarbeitende im Versand entlasten, wiederkehrende Eingaben minimieren und Fehler vor der Übergabe an UPS WorldShip besser sichtbar machen.
Gleichzeitig musste die Anwendung einfach bedienbar sein und in den bestehenden Lager- und Versandprozess passen. Zusätzlich sollte die Architektur so angelegt werden, dass perspektivisch weitere Versanddienstleister oder Ausgabeformate ergänzt werden können.
Lösung: XML-Konvertierung von IFS zu OpenShipments-XML
easy data solution konzipierte und entwickelte eine eigenständige Desktopanwendung, die den Prozess von der IFS-XML-Datei bis zur importfähigen OpenShipments-XML-Datei abbildet.
Die Anwendung liest aus IFS exportierte XML-Dateien ein, die Lieferungen repräsentieren. Anschließend werden Versandadressen, Sendungsdaten und weitere relevante Informationen extrahiert. Vor der Konvertierung prüft die Anwendung definierte Pflichtfelder und Regeln. Fehlende oder fehlerhafte Informationen lassen sich dadurch erkennen, bevor eine Datei an UPS WorldShip übergeben wird. Auch Sonderfälle und Sonderzeichen werden bei der Verarbeitung berücksichtigt.
Im nächsten Schritt erstellt die Anwendung eine OpenShipments-XML-Datei für UPS WorldShip. Diese Datei wird in einen definierten Ausgabeordner geschrieben. Durch XML Auto Import bei UPS WorldShip werden Dateien aus diesem Ordner automatisch eingelesen. Nach dem Import entstehen in UPS WorldShip die entsprechenden Versandaufträge und Versandlabels werden automatisch im Lager erstellt.
Nach erfolgreicher Verarbeitung verschiebt die Anwendung die ursprüngliche Eingabe-XML in einen Archivordner. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche IFS-Exporte bereits verarbeitet wurden. Zusätzlich zeigt die Oberfläche relevante Kennzahlen an, darunter die Gesamtzahl der Dateien, erfolgreich verarbeitete Dateien, fehlerhafte Dateien, die Erfolgsquote und Details zu den einzelnen Verarbeitungsvorgängen.
Umsetzung: Eine Lösung, die in den bestehenden Versandprozess passt
Entscheidend für die Umsetzung war, den gewachsenen Versandprozess und die bestehende Systemlandschaft des Kunden zu berücksichtigen. Aus technischen und organisatorischen Gründen sollte die Integration nicht über einen tiefen Eingriff in die vorhandenen Kernsysteme erfolgen. Die eigenständige Desktopanwendung wurde deshalb gezielt dort platziert, wo zuvor manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche und Übertragungsfehler entstanden.
IFS Applications 9 blieb das führende System für Lieferungen und Lieferscheine, UPS WorldShip blieb die Anwendung für die operative Versandabwicklung. Die neue Anwendung bereitet exportierte IFS-XML-Dateien strukturiert auf, berücksichtigt fachliche Sonderfälle und erzeugt daraus importfähige OpenShipments-XML-Dateien für UPS WorldShip. So fügt sich die Lösung in die vorhandene Umgebung ein, ohne den etablierten Versandprozess unnötig zu verändern.
Der fachliche Test erfolgte im Prozesskontext des Kunden. Rückmeldungen aus der Anwendungspraxis flossen in die finale Ausgestaltung ein. So entstand eine robuste Integrationslösung, die den aktuellen UPS-Prozess unterstützt und zugleich Raum für weitere Versanddienstleister oder Ausgabeformate lässt.
Ergebnis: Versandaufträge in Sekunden statt manueller Übertragung
Mit der entwickelten Desktopanwendung kann der Kunde IFS-Lieferscheine heute deutlich schneller für die Versandabwicklung mit UPS WorldShip nutzbar machen. Pro Sendung ist nur noch ein Aufwand von wenigen Sekunden erforderlich. Auch größere Mengen lassen sich performant verarbeiten. Die Anwendung kann innerhalb weniger Sekunden über tausend Sendungen konvertieren.
Der operative Nutzen zeigt sich vor allem im Alltag des Versandteams. Wiederkehrende manuelle Eingaben werden auf ein Minimum reduziert. Pflichtfeldprüfungen und Validierungsregeln helfen dabei, Fehler früher im Prozess zu erkennen. Medienbrüche zwischen ERP-System, Lagerinformationen, Scans, E-Mails und manueller Eingabe werden deutlich reduziert.
Für die IT entsteht zugleich eine klar abgegrenzte Integrationslösung. IFS 9 bleibt das führende System für Lieferscheindaten. UPS WorldShip bleibt die Anwendung für die Versandabwicklung. Die von easy data solution entwickelte Software verbindet beide Seiten über eine kontrollierte XML-Konvertierung in das OpenShipments-XML-Format.
Fazit
Das Projekt zeigt, wie sich spezifische Integrationsprobleme in gewachsenen IT-Landschaften pragmatisch lösen lassen. Für den Kunden entstand eine Anwendung, die den Versandprozess mit IFS Applications 9 und UPS WorldShip vereinfacht, manuelle Arbeit reduziert und die Erstellung von Versandaufträgen beschleunigt.
easy data solution übernahm dabei die Rolle als technischer und fachlicher Umsetzungspartner. Von der Konkretisierung des Problems über die Konzeption und Entwicklung bis zur Integration und Schulung entstand eine Lösung, die auf den bestehenden Prozess des Kunden zugeschnitten ist und Raum für weitere Automatisierung bietet.
Sie möchten IFS, UPS WorldShip oder andere Versanddienstleister besser in Ihre ERP-Prozesse integrieren? easy data solution unterstützt Sie bei der Analyse, Konzeption und Entwicklung passender Schnittstellenlösungen.
