Mit Access den Workflow beschleunigen

Die Firma Quh-Lab bündelt Kompetenzen im Bereich Lebensmittelsicherheit: Die Beratung zur Aufrechterhaltung von EU-Zulassungen und internationaler Standards gehört ebenso zum Leistungsspektrum wie mikrobiologische und chemische Laboruntersuchungen und innovative Forschungsvorhaben. Die Firma Quh-Lab wurde 2004 gegründet und beschäftigt heute rund 50 Mitarbeiter.

Neben dem normalen Tagesgeschäft ist im Verlaufe der Corona-Pandemie die tägliche Testung von Corona Proben im vierstelligen Bereich dazugekommen. Diese extrem große Anzahl an Daten stellt sowohl die Labormitarbeiter vor eine Herausforderung als auch die Buchhaltung bzgl. der Rechnungserstellung.

Es wurde eine Access-Datenbank mit zwei verschiedenen Anwendungsoberflächen entwickelt: Eine Anwendungsoberfläche, die die speziellen Prozessen im Labor für die Berichtserstellung beinhaltet und eine für die Rechnungserstellung. Die aktuellen Proben werden einmal per Knopfdruck in die Datenbank geladen und ab dann durchgehend bis zum Rechnungsversand digitalisiert verarbeitet.

Das Labor hat eine übersichtliche Darstellung aller bearbeiteter Proben pro Kunde, Datum und Probenspezifikation. Komplett automatisiert werden die individuellen Probenberichte generiert, abgespeichert und ggf. direkt an den Kunden versendet. Das Versenden geschieht – je nach Kundenpräferenz – in einem Gesamtbericht oder aber das Testergebnis wird an den einzelnen Mitarbeiter direkt versendet. Egal ob Einzelprobe, verschiedene Poolgrößen, Schnelltests oder spezielle Flughafenberichte – alle Berichtstypen sind abgedeckt. Auch die nachträgliche Erstellung von Einzelberichten aus Pooltestungen sind nun problemlos, ohne langes Suchen in verschiedenen Listen, möglich!

Auch für die Buchhaltung bedeutet die Access-Datenbank eine enorme Arbeitserleichterung. Gebündelt und bereits gruppiert nach Kunde, Datum und Probenart können nun innerhalb von Sekunden Rechnungen erstellt werden, die direkt abgespeichert und per E-Mail versendet werden. Auch zusätzliche Leistungen, wie nachträgliche Einzelberichte gehen nun nicht mehr verloren. Alle Dokumente werden mit einer sinnvollen, nachvollziehbaren und strukturierten Namensgebung abgespeichert und sind so auch zu späteren Zeitpunkten schnell auffindbar.

• Individuelle Berichte und Rechnungen werden per Knopfdruck erstellt und als PDF gespeichert
• Automatische Übermittlung aller relevanter Abrechnungsinformationen an die Buchhaltung
• Versandfertige E-Mail mit individuellem Text und Bericht/Rechnung im Anhang
• Transparenz, Übersichtlichkeit und maximale Datenqualität entlang der gesamten Prozesskette

In dem der Workflow in Access abgebildet wird, spart die Quh-Lab wöchentlich 2 ganze Arbeitstage, das heißt über 100 Arbeitstage pro Jahr, ein. Durch die übersichtlichen Darstellungsformen und zusätzliche Funktionen wie die nachträgliche Erstellung von Einzelberichten oder speziellen Flughafenberichten wurde eine neue Übersichtlichkeit bei gestiegener Datenqualität erschaffen.

Wir waren erstaunt und positiv überrascht, welche effizienten Lösungswege uns von easy data solution geboten wurden. Dabei war unsere Ansprechpartnerin zu jeder Zeit freundlich, geduldig und kompetent.

Martin Frettlöh, Geschäftsführer Quh-Lab Lebensmittelsicherheit